PERATURAN DAERAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA NOMOR 1 TAHUN 2007
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PIMPINAN INSTANSI,
Menimbang
:
a.
bahwa arsip mempunyai nilai dan arti yang sangat penting bagi Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, dalam rangka kelangsungan penyelenggaraan pemerintahan daerah, sebagai bahan bukti pertanggungjawaban dan memori kolektif;
b.
bahwa untuk mendukung kelangsungan penyelenggaraan pemerintahan daerah di Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban dan memori kolektif sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu dilestarikan dan dikelola secara profesional;
c.
bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a dan huruf b, perlu membentuk Peraturan Daerah tentang Pengelolaan Kearsipan;
Mengingat
:
1.
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2.
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1986 tentang Peradilan Tata Usaha Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1986 Nomor 77, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3344);
3.
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3674);
4.
Undang-Undang Nomor 34 tahun 1999 tentang Pemerintahan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Negara Republik Indonesia Jakarta (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 146, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3878);
5.
Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53; Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
6.
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
7.
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151);
8.
Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1980 Nomor 50, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3176);
9.
Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan Pemerintah dan Kewenangan Provinsi sebagai Daerah Otonom (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 54, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3952);
10.
Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 14, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4262);
11.
Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;
12.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;
13.
Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 3 Tahun 2001 tentang Bentuk Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta (Lembaran Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Tahun 2001 Nomor 66);
MEMUTUSKAN:
menetapkan
:
PERATURAN DAERAH TENTANG PENGELOLAAN KEARSIPAN
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:
1.
Daerah adalah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
2.
Pemerintah Daerah adalah Gubernur dan Perangkat Daerah sebagai unsur Penyelenggara Pemerintahan Daerah.
3.
Gubernur adalah Kepala Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
4.
Perangkat Daerah adalah perangkat Daerah Provinsi Ibukota Jakarta yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kotamadya/Kabupaten administrasi, Kecamatan, dan Kelurahan.
5.
Retribusi adalah pembayaran pemakaian atas jasa kearsipan yang diberikan oleh Daerah kepada perorangan dan swasta atau Badan, dalam jangka waktu tertentu yang merupakan batas waktu bagi wajib retribusi dalam memanfaatkan pelayanan kearsipan (penjelasan);
6.
Lembaga Kearsipan adalah satuan kerja perangkat daerah yang bertanggung jawab dalam bidang pengelolaan kearsipan daerah;
7.
Pengelolaan Kearsipan adalah rangkaian proses manajemen yang berkesinambungan dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban pemerintahan daerah dan memori kolektif bangsa, dimulai dari penciptaan, pengolahan informasi dan penggunaan, pengaturan, penyimpanan, pelayanan, pemeliharaan, penyusutan, pelestarian sampai dengan pembinaannya.
8.
Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh penyelenggara kearsipan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan daerah dan masyarakat.
9.
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
10.
Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
11.
Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
12.
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
13.
Arsip Vital adalah arsip memiliki nilai strategis bagi eksistensi organisasi/lembaga serta memiliki peran penting bagi kelancaran operasional organisasi.
14.
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
15.
Klasifikasi arsip adalah pengelompokkan arsip yang didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi yang disusun secara logis dan sistematis.
16.
Penciptaan arsip adalah proses kegiatan pengimlaan atau pengejaan, tulisan tangan, pemrosesan data atau kata sehingga terciptanya suatu naskah atau dokumen (tata naskah).
17.
Perawatan arsip adalah tata cara melakukan perawatan, pelestarian arsip secara preventif, represif, dan kuratif.
18.
Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur dalam pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan sesuai dengan klasifikasi arsip dan perencanaan tata letak yang ditetapkan untuk tujuan mempermudah penemuan kembali arsip.
19.
Penyimpanan arsip adalah proses dan cara penempatan arsip pada tempat penyimpanan.
20.
Pelestarian arsip adalah keseluruhan proses dan kegiatan dalam rangka perlindungan dan penyelamatan arsip statis untuk kepentingan pemanfaatan arsip pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa.
21.
Arsip Media baru adalah arsip yang isi informasinya direkam dalam media magnetik.
22.
Arsip konvensional adalah arsip-arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB II
PENYELENGGARA
Pasal 2
Penyelenggara kearsipan di Daerah, terdiri atas:
a.
Perangkat Daerah;
b.
Badan Usaha Milik Daerah;
c.
Badan Usaha Milik Swasta;
d.
Organisasi non Pemerintah; dan
e.
Perorangan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 3
(1)
Gubernur bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a.
(2)
Gubernur mengkoordinasikan penyelenggaraan kearsipan oleh penyenggara kearsipan sebagaimana dimaksud Pasal 2 huruf b sampai dengan huruf e.
(3)
Fungsi penyelenggaraan dan pengkoordinasian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB III
PENGELOLAAN
Bagian KesatuArsip Dinamis
Pasal 4
(1)
Pengelolaan arsip dinamis terdiri atas:
a.
pengelolaan arsip aktif; dan
b.
pengelolaan arsip inaktif.
(2)
Pengelolaan arsip aktif meliputi:
a.
penciptaan;
b.
penataan;
c.
penggunaan;
d.
penyimpanan;
e.
perawatan; dan
f.
penyusutan.
(3)
Pengelolaan arsip inaktif meliputi:
a.
penataan;
b.
penyimpanan;
c.
penggunaan;
d.
perawatan; dan
e.
penyusutan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 5
Penciptaan arsip pada setiap satuan kerja perangkat daerah dilaksanakan berdasarkan Tata Naskah Dinas di Daerah.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 6
(1)
Penataan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip.
(2)
Penataan berdasarkan klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sejak arsip diciptakan, diregistrasi, atau dilakukan pencatatan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 7
(1)
Penggunaan arsip aktif hanya dapat dilakukan oleh pihak yang berwenang berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(2)
Penggunaan arsip aktif dilakukan dengan memperhatikan sifat kerahasiaan arsip.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 8
Arsip aktif disimpan dalam keadaan tertata baik fisik maupun informasinya.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 9
(1)
Satuan kerja perangkat daerah wajib melakukan perawatan arsip aktif yang disimpan di lingkungannya.
(2)
Perawatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara preventif maupun represif.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 10
(1)
Setiap satuan kerja perangkat daerah wajib melakukan penyusutan arsip secara berkala.
(2)
Penyusutan arsip oleh satuan kerja perangkat daerah dilakukan dalam bentuk pemindahan arsip yang telah memasuki masa inaktif.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 11
(1)
Setiap satuan kerja perangkat daerah wajib melaksanakan pemindahan arsip inaktif secara berkala ke Lembaga Kearsipan.
(2)
Pemindahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
(3)
Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dipindahkan dalam keadaan tertata disertai dengan Daftar Pertelaan Arsip dan Berita Acara Pemindahan Arsip.
(4)
Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) khusus perangkat daerah ditetapkan dengan Keputusan Gubernur.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 12
Satuan kerja perangkat daerah dapat memusnahkan non arsip dan duplikasi arsip melalui koordinasi dengan Lembaga Kearsipan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 13
(1)
Setiap Perangkat Daerah wajib menerapkan Program Arsip Vital sebagai upaya perlindungan arsip di lingkungannya terhadap bencana.
(2)
Arsip vital tiap-tiap satuan kerja perangkat daerah disimpan dan dirawat dengan cara khusus.
(3)
Setiap perangkat daerah wajib menyerahkan duplikat arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) kepada Lembaga Kearsipan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 14
(1)
Arsip yang tercipta di satuan kerja perangkat daerah adalah arsip milik Daerah.
(2)
Pemimpin satuan kerja perangkat daerah bertanggung jawab atas pengelolaan arsip dinamis di lingkungannya.
(3)
Pejabat yang meninggalkan tempat tugas karena mutasi, pensiun, atau sebab-sebab lain dilarang membawa arsip kedinasan ke luar dari satuan kerja perangkat daerah di mana arsip tersebut tercipta.
(4)
Pejabat yang meninggalkan tempat tugas karena mutasi, pensiun, atau sebab-sebab lain dilarang memiliki arsip kedinasan selama ia bertugas, secara melawan hukum.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 15
Satuan kerja perangkat daerah yang memberikan pekerjaan kepada pihak ketiga berdasarkan perjanjian pemberian pekerjaan wajib mengelola arsip yang tercipta berupa dokumen awal dan dokumen akhir atas pekerjaan yang dilakukan pihak ketiga dimaksud.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 16
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penciptaan, penataan, penggunaan, penyimpanan, perawatan, dan penyusutan arsip aktif perangkat daerah diatur dengan Peraturan Gubernur.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 17
Penataan arsip inaktif mengikuti penataan yang telah dilakukan pada masa arsip aktif.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 18
(1)
Arsip inaktif dari satuan kerja perangkat daerah disimpan di Lembaga Kearsipan dan berada di bawah wewenang Lembaga Kearsipan.
(2)
Penyimpanan arsip inaktif dilengkapi dengan sarana penemuan kembali.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 19
(1)
Penggunaan arsip inaktif hanya dapat dilakukan oleh satuan kerja pemilik arsip, Lembaga Kearsipan, dan/atau pihak berwenang lain berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
(2)
Penggunaan arsip inaktif dilakukan dengan memperhatikan sifat kerahasiaan arsip.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 20
(1)
Lembaga Kearsipan melakukan perawatan arsip inaktif yang disimpan di lingkungannya.
(2)
Arsip inaktif yang masih berada di satuan kerja perangkat daerah dilakukan perawatannya menjadi tanggung jawab satuan kerja perangkat daerah yang bersangkutan.
(3)
Perawatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan secara preventif maupun represif.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 21
(1)
Arsip inaktif yang telah habis masa retensinya dilakukan penyusutan.
(2)
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dalam bentuk:
a.
Pemusnahan, bagi arsip yang telah habis masa simpannya dan tidak memiliki nilai guna lagi.
b.
Penyerahan menjadi arsip statis, bagi arsip yang telah habis masa simpannya dan memiliki nilai guna sejarah.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 22
(1)
Lembaga Kearsipan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna.
(2)
Pelaksanaan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan dengan satuan kerja perangkat daerah.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 23
(1)
Pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
(2)
Arsip yang dimusnahkan dituangkan dalam Daftar Pertelaan Arsip.
(3)
Pemusnahan dilakukan dengan cara dan prosedur berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 24
Setiap pejabat dan/atau Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemerintah Daerah dilarang melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 diluar ketentuan yang berlaku.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 25
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penataan, penggunaan, penyimpanan, perawatan, dan penyusutan arsip inaktif perangkat daerah diatur dengan Peraturan Gubernur.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Bagian KeduaArsip Statis
Pasal 26
(1)
Satuan kerja perangkat daerah dan Badan Usaha Milik Daerah wajib menyerahkan arsip statis yang masih berada di lingkungannya kepada Lembaga Kearsipan.
(2)
Lembaga Kearsipan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan penyerahan arsip statis Perangkat Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah yang pada masa inaktif tanggungjawab pengelolaannya telah berada pada Lembaga Kearsipan.
(3)
Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) disertai dengan Daftar Pertelaan Arsip dan Berita Acara.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 27
(1)
Lembaga Kearsipan bertanggung jawab melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berasal dari Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah, Badan Usaha Milik Swasta, Organisasi Non Pemerintah, dan Perorangan.
(2)
Pengelolaan arsip statis mencakup kegiatan sebagai berikut:
a.
pengumpulan;
b.
penyimpanan;
c.
perawatan;
d.
penyelamatan; dan
e.
penggunaan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 28
Lembaga Kearsipan bertanggung jawab untuk melaksanakan pengumpulan arsip statis yang berada pada Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 29
(1)
Arsip statis disimpan dengan mempertahankan pengaturan asli ketika arsip masih dinamis.
(2)
Tata cara dan persyaratan penyimpanan arsip statis dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 30
(1)
Lembaga Kearsipan bertanggungjawab melakukan perawatan arsip statis yang disimpan.
(2)
Perawatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara preventif maupun represif dan kuratif.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 31
(1)
Lembaga Kearsipan bertanggung jawab melakukan penyelamatan arsip statis.
(2)
Penyelamatan arsip statis oleh Lembaga Kearsipan dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik dan informasi yang terkandung dalam arsip.
(3)
Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Lembaga Kearsipan dapat membuat duplikat arsip statis dan/atau mengalihmediakan arsip statis ke dalam bentuk media lain.
(4)
Pembuatan duplikasi atau pengalihmediaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 32
(1)
Gubernur memanfaatkan penggunaan arsip statis untuk bahan pertanggung jawaban bagi kegiatan pemerintahan daerah termasuk didalamnya sebagai salah satu obyek wisata, sejarah, dan budaya.
(2)
Pemanfaatan arsip statis sebagai obyek wisata, sejarah, dan budaya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan berkoordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah terkait.
(3)
Penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) harus memperhatikan sifat kerahasiaan arsip.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 33
Guna meningkatkan pemanfaatan dan penyelamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional dan daerah serta sebagai memori kolektif bangsa dibentuk Jaringan Informasi Kearsipan Daerah berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 34
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, dan penggunaan arsip statis diatur dengan Peraturan Gubernur.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB IV
PRASARANA DAN SARANA
Pasal 35
(1)
Dalam pengelolaan arsip diperlukan prasarana dan sarana yang standar.
(2)
Prasarana dan sarana yang standar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a.
penyimpanan arsip aktif;
b.
tempat penyimpanan arsip inaktif;
c.
tempat penyimpanan arsip statis;
d.
standar minimal peralatan kearsipan;
e.
pengelolaan gedung penyimpanan arsip;
f.
tempat penyimpanan arsip vital;
g.
penyelamatan arsip;
h.
perlindungan situs tempat penyimpanan arsip; dan
i.
pembudayaan arsip di daerah.
(3)
Ketentuan lebih lanjut mengenai prasarana dan sarana yang standar sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dengan Peraturan Gubernur.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 36
(1)
Setiap perencanaan pembangunan prasarana dan sarana penyimpanan arsip harus mempertimbangkan kesehatan lingkungan dan terbebas dari segala gangguan keamanan.
(2)
Tempat penyimpanan arsip merupakan lokasi yang aman dari segala bentuk perubahan kebijakan maupun gangguan keamanan.
(3)
Tempat penyimpanan arsip merupakan wilayah yang harus dilindungi dari segala ancaman dan gangguan.
(4)
Setiap orang berkewajiban menjaga dan melindungi tempat/lokasi penyimpanan arsip.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 37
(1)
Dalam rangka penyelamatan dan keamanan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36, Lembaga Kearsipan menyimpan arsip pada tempat yang berbeda.
(2)
Penyimpanan arsip pada tempat yang berbeda sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan upaya penyelamatan arsip apabila terjadi bencana alam, kebakaran, dan gangguan keamanan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB V
SUMBER DAYA MANUSIA
Pasal 38
(1)
Pengelolaan arsip pada setiap satuan kerja perangkat daerah dilaksanakan secara profesional.
(2)
Untuk melaksanakan pengelolaan arsip secara profesional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Gubernur mengangkat pejabat fungsional Arsiparis.
(3)
Untuk mendukung pengelolaan arsip secara profesional sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Gubernur dapat mengangkat pegawai negeri sipil non arsiparis.
(4)
Guna memenuhi kebutuhan tenaga profesional bidang kearsipan, di setiap satuan kerja perangkat daerah ditempatkan arsiparis.
(5)
Pengangkatan pejabat fungsional Arsiparis dan Pegawai Negeri Sipil non Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 39
Dalam rangka pembinaan terhadap sumber daya manusia kearsipan, Gubernur mengatur:
a.
Peningkatan mutu sumber daya manusia kearsipan melalui pendidikan formal maupun pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan di dalam dan/atau luar negeri;
b.
Pembinaan karier Arsiparis meliputi penempatan, penilaian prestasi kerja Arsiparis, dan pembentukan Tim Penilai.
c.
Pemberian jaminan kesehatan dan kesejahteraan sumber daya manusia kearsipan atas tanggungjawab dan risiko dalam melaksanakan tugas dan fungsi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB VI
PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
Pasal 40
(1)
Gubernur melakukan pembinaan kearsipan terhadap satuan perangkat daerah, dan Badan Usaha Milik Daerah.
(2)
Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pengelolaan arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis berdasarkan norma, standar, dan pedoman sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 41
(1)
Pembinaan atas penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan cara:
a.
memberikan bimbingan, penyuluhan, petunjuk dan pengarahan terhadap upaya penyelenggaraan kearsipan;
b.
melakukan upaya yang dapat membantu mendorong peningkatan pengelolaan kearsipan;
c.
mengkoordinasikan penyediaan fasilitas sarana yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan.
(2)
Pelaksanaan pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 42
(1)
Gubernur melakukan pengawasan/supervisi terhadap Penyelenggaraan kearsipan satuan kerja perangkat daerah dan Badan Usaha Milik Daerah.
(2)
Pengawasan/supervisi kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 43
Perangkat Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah harus memberikan kesempatan kepada Lembaga Kearsipan dalam rangka memperoleh informasi/keterangan yang benar tentang kondisi penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 44
(1)
Semua arsip yang berkaitan dengan sejarah perkembangan penyelenggaraan pemerintahan Daerah Khusus Ibukota Jakarta, yang berada di luar pengelolaan dan pengawasan Lembaga Kearsipan, dinyatakan berada di bawah pengawasan, dan penguasaan Pemerintah Daerah kecuali yang berada dalam pengelolaan Pemerintah Pusat.
(2)
Penguasaan oleh Pemerintah Daerah dilakukan dengan pemberian ganti rugi sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
(3)
Ganti rugi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan dengan Keputusan Gubernur.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB VII
PELAPORAN
Pasal 45
(1)
Lembaga Kearsipan wajib memberikan laporan tertulis kepada Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta tentang pelaksanaan penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan.
(2)
Pimpinan perangkat daerah wajib memberikan laporan tertulis tentang pengelolaan arsip aktif dan pemindahan arsip inaktif yang dikelolanya kepada Lembaga Kearsipan.
(3)
Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (2) dilakukan secara berkala, sekurang-kurangnya 1 (satu) kali setahun.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB VIII
KERJA SAMA
Pasal 46
(1)
Gubernur dapat melakukan kerja sama dibidang kearsipan dengan:
a.
Departemen/Lembaga Pemerintah Non Departemen;
b.
Lembaga/Badan diluar negeri;
c.
Gubernur, Bupati/Walikota;
d.
Perangkat Dekonsentrasi;
e.
Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah;
f.
Badan Hukum Swasta, Organisasi non Pemerintah, dan Perorangan;
(2)
Ketentuan mengenai tatacara kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Gubernur.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB IX
PERAN SERTA MASYARAKAT
Pasal 47
(1)
Masyarakat dan perorangan dapat berperan aktif menginformasikan, mengamankan, dan/atau menyerahkan arsip dan dokumen penting kepada Lembaga Kearsipan.
(2)
Badan Usaha Milik Daerah, Badan Usaha Milik Swasta, Organisasi non Pemerintah dan Perorangan yang menjalankan fungsi pelayanan umum berkewajiban menyerahkan arsip statis yang berkaitan dengan kota Jakarta untuk dilestarikan.
(3)
Atas peran serta sebagaimana dimaksud pada ayat (2) Badan Usaha Milik Daerah, Badan Usaha Milik Swasta, Organisasi non Pemerintah dan Perorangan dapat diberikan ganti rugi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 48
Dalam menjalankan perannya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 masyarakat dapat membentuk forum kearsipan baik yang bersifat lokal maupun nasional.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB X
PELAYANAN
Pasal 49
(1)
Setiap orang, Badan Hukum dan/atau Instansi yang mendapatkan pelayanan dan memanfaatkan aset Pemerintah Daerah yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan dikenakan retribusi yang besarnya ditetapkan dengan Peraturan Daerah.
(2)
Pelayanan dan pemanfaatan aset sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a.
penataan;
b.
peminjaman;
c.
penitipan dan penyimpanan;
d.
perawatan;
e.
alih media;
f.
akses multimedia; dan
g.
konsultasi dan asistensi.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB XI
SANKSI
Pasal 50
Setiap pejabat dan/atau pegawai negeri sipil di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta yang melanggar ketentuan Pasal 9 ayat (1), Pasal 10 ayat (1), Pasal 11 ayat (1), Pasal 13 ayat (1) dan ayat (3), Pasal 14 ayat (3) dan ayat (4), Pasal 15, Pasal 26 ayat (1), dan Pasal 45 ayat (1) dan ayat (2) dikenai sanksi administrasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 51
(1)
Setiap orang yang melanggar ketentuan dalam Pasal 24, diancam pidana kurungan paling lama 3 (tiga) bulan atau denda paling banyak Rp. 30.000.000,- (tiga puluh juta rupiah).
(2)
Setiap orang yang karena kelalaiannya menyebabkan kerusakan arsip dan/atau tempat penyimpanan arsip dapat dikenai sanksi pidana kurungan paling lama 3 (tiga) bulan atau denda paling banyak Rp. 30.000.000,- (tiga puluh juta rupiah).
(3)
Setiap orang yang karena kelalaiannya menyebabkan hilangnya arsip dan/atau tempat penyimpanan arsip dapat dikenai sanksi pidana kurungan paling lama 6 (enam) bulan atau denda paling banyak Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).
(4)
Tindak pidana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sampai dengan ayat (3) adalah tindak pidana pelanggaran.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Pasal 52
(1)
Setiap orang yang dengan sengaja dan melawan hukum sehingga menyebabkan kerusakan arsip dan/atau tempat penyimpanan arsip dapat dikenakan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(2)
Setiap orang yang dengan sengaja dan melawan hukum sehingga menyebabkan hilangnya informasi dan/atau arsip dapat dikenakan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(3)
Tindak pidana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) adalah tindak pidana kejahatan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB XII
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 53
Dengan berlakunya Peraturan Daerah ini, peraturan yang berkaitan dengan pengelolaan kearsipan dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan Peraturan Daerah ini.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
BAB XIII
PENUTUP
Pasal 54
Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Penjelasan Pasal:
Cukup jelas.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 23 Januari 2007
Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
ttd.
SUTIYOSO
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 29 Januari 2007
Sekretaris Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta
Ritola Tasmaya NIP 140091657
LEMBARAN DAERAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA TAHUN 2007 NOMOR 1.
Penjelasan Umum
Untuk kepentingan pertanggungjawaban Daerah kepada generasi yang akan datang dan pelestarian memori bangsa, perlu diselamatkan dan dilestarikan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya, khususnya penyelenggaraan Pemerintahan Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Pengelolaan arsip merupakan satu upaya penyelamatan dan pelestarian bahan-bahan bukti tersebut, yang pada saatnya akan berguna bagi setiap generasi dari waktu ke waktu. Penyelamatan bahan bukti kegiatan kebangsaan dan pemerintahan dapat tercapai apabila arsip dikelola secara profesional sejak tahap paling awal tercipta setiap satuan arsip sampai dengan tahap akhir pemanfaatan suatu arsip.
Sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip sebagai bukti pertanggungjawaban atas setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan maupun swasta dan perorangan dalam rangka kegiatan kebangsaan secara umum wajib diatur, disimpan, dipelihara, dan diselamatkan.
Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut, sebagai daerah yang memiliki otonomi dalam mengelola rumah tangganya sendiri serta sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari keberadaan bangsa dan Negara Kesatuan Republik Indonesia, Pemerintahan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta perlu mengatur mengenai pengelolaan kearsipan dalam suatu perangkat peraturan.
Berdasar pertimbangan tersebut diatas dan sesuai dengan peraturan yang berlaku, masalah kearsipan itu perlu diatur dan ditetapkan dengan Peraturan Daerah. Hal ini dimaksudkan sebagai upaya mendukung kelancaran pelaksanaan kewenangan Daerah yang dilaksanakan Instansi, Unit/Satuan Organisasi Kearsipan. Selain itu tertib arsip dimaksudkan pula untuk lebih meningkatkan pelayanan informasi kepada masyarakat, terutama pada masa daerah telah menjadi pemerintahan yang otonom.
Peraturan Daerah ini mengatur mengenai pengelolaan arsip sejak tahap paling awal dimana arsip diciptakan sampai dengan tahap penggunaan dan pelestarian. Guna mengoptimalkan pengelolaan secara teknis, diatur pula pembinaan dan pengawasan kepada setiap unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
Selain dari itu dalam rangka penyediaan dan pemeliharaan arsip/dokumen yang tersimpan tersebut sekaligus diarahkan agar menjadi sarana penunjang, sarana budaya/wisata, teratur dan terpadu sehingga menjadi tertib serta tertata. Hal tersebut dimaksud agar senantiasa terbuka kemungkinan untuk mengikuti perkembangan kehidupan Bangsa/Daerah serta perkembangan penyelenggaraan Pemerintahan dan administrasi negara/daerah secara teratur, tepat dan cepat.
Dengan penetapan Peraturan Daerah ini dipertegas pula bahwa di Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta hanya terdapat arsip dinamis dan arsip statis yang berada dibawah pengawasan, pengurusan, pelestarian dan pengelolaan Pemerintah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, kecuali yang berada dalam pengelolaan Pemerintah Pusat.
Paper Terkait
Belum ada paper terkait untuk peraturan ini.
Berita Terkait
02 Jul 2026
KPK Tetapkan 8 Tersangka Dugaan Pemerasan Izin Tinggal WNA, Ditaksir Rp145,5 Miliar
Direktorat Jenderal Imigrasi melantik 13 pejabat tinggi pada Senin (22/6/2026) untuk mengisi sejumlah kursi yang kosong—termasuk Kepala Kanwil Imigrasi Jawa Barat dan Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat setelah pejabat sebelumnya terjerat operasi tangkap tangan (OTT) KPK pada awal Juni 2026. OTT itu mengusut dugaan pemerasan dalam pengurusan izin tinggal warga negara asing dengan nilai dugaan keuntungan sekitar Rp145,5 miliar dan menyeret delapan tersangka, di antaranya mantan Wakil Menteri Imigrasi dan Pemasyarakatan Silmy Karim.
MK Uji Konstitusionalitas KUHAP Baru, Sorotan Jatuh pada Batas Advokat dan Lembaga Bantuan Hukum
Mahkamah Konstitusi (MK) tengah menguji gelombang gugatan terhadap KUHAP baru (UU No. 20 Tahun 2025). Yang paling disorot, Perkara Nomor 104/PUU-XXIV/2026 yang diajukan 39 advokat, mempersoalkan pasal yang dinilai mengaburkan batas antara profesi advokat dan lembaga bantuan hukum (LBH) sebuah persoalan yang berujung pada seberapa luas akses keadilan bagi warga tidak mampu.
Harap baca dan setujui ketentuan penggunaan sebelum melanjutkan.
Peta Hukum adalah platform informasi dan teknologi hukum.
Informasi yang tersedia bukan nasihat hukum profesional dan tidak menggantikan konsultasi dengan advokat atau sumber resmi pemerintah.
Anda tetap bertanggung jawab untuk memverifikasi informasi melalui sumber resmi sebelum menggunakannya
untuk kepentingan hukum, akademik, administratif, atau pengambilan keputusan lainnya.
Penting:
Tindakan mengklik tombol persetujuan merupakan bentuk pernyataan kehendak yang sah dan mengikat secara hukum.
Persetujuan tersebut memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah pada dokumen tertulis sehingga menimbulkan hubungan kontraktual antara Pengguna dan Perusahaan.
